ERP là gì? Giải mã mọi bí mật về ERP

Erp là gì mà lại trở nên phổ biến trong giới doanh nghiệp như vậy? Chỉ trong một vài năm trở lại đây, Erp đã trở thành một vai trò không thể thiếu được trong quá trình phát triển của các công ty, doanh nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ giải mã tường tận mọi bí mật liên quan đến Erp trong bài viết này.

1. ERP là gì?

ERP là một thuật ngữ được viết tắt từ Enterprise Resource Planning có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực cho công ty/ doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây chỉ là một khái niệm chung chung, vẫn còn nhiều mơ hồ.

Erp được sử dụng cho doanh nghiệp nhưng hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng hết theo hoạch định của nó, có những đơn vị chỉ sử dụng 1 – 2 module nên chưa chặt chẽ.

2. Ý nghĩa của ERP

a) E: Enterprise (Doanh nghiệp)

Enterprise (E) chính là một trong những điểm đến cuối cùng của ERP. Mục đích cuối cùng của hệ thống này chính là nỗ lực tích hợp tổng các phòng ban, các chức năng của một công ty thành một hệ thống máy tính thông minh, hệ thống này phải là duy nhất để đáp ứng các nhu cầu ngược lại nhu cầu quản lý của các phòng ban.

Để làm được điều này vô cùng khó khăn, những bộ phận khác nhau thường chỉ thích tự có một hệ thống riêng để quản lý. Thêm sự phức tạp trong công việc của từng bộ phận: bộ phận kế toán, hành chính nhân sự, bộ phận kho, bộ phận QC, QA… Dù có khó khăn, nhưng ERP vẫn đáp ứng được yêu cầu chung, là kết hợp hết những bộ phận, những hệ thống riêng lẻ thành một phần mềm được tích hợp đủ tính năng phục vụ các bộ phận trong doanh nghiệp. Bằng việc chạy trên cơ sở dữ liệu thiết lập đặc biệt có thể dễ dàng chia sẻ, dễ dàng tương tác với nhau.

Nếu biết sử dụng thì ERP sẽ mang rất nhiều lợi ích, giúp giảm đi nhiều công đoạn làm việc phiền toái của từng bộ phận.

Ví dụ như trong khâu nhận các đơn hàng. Bình thường, mỗi khi khách hàng đặt đơn thì sẽ phải trải qua một quá trình dài từ: tiếp nhận thông tin, lưu trữ, xử lý, chờ xét duyệt, chờ quyết toán, chờ quyết định, chờ kế toán… vì những thủ tục lằng nhằng và phức tạp như vậy sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng bị thất hẹn với khách hàng. Để xử lý tình trạng này, ERP đã hoàn toàn bác bỏ hệ thống đơn lẻ thuộc các bộ phận để thay thế vào đó là một phần mềm có thể hợp nhất, tất cả các bộ phận được kết nối với nhau trong cùng thời điểm nhận đơn hàng. Với ERP sẽ đảm bảo sự linh hoạt trong mọi doanh nghiệp.

b) R: Resource (Tài nguyên)

Resource được hiểu là nguồn lực, bao gồm nhân lực, tài chính, công nghệ, tuy nhiên trong ERP nó được hiểu là tài nguyên. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin tài nguyên là các phần cứng, phần mềm, hệ thống dữ liệu. Trong đó tài nguyên trong ERP là quản trị doanh nghiệp, biến nó thành nguồn lực thành tài nguyên. Nghĩa là:

ERP phải làm thế nào để các bộ phận đều có thể khai thác được nguồn lực cho việc phục vụ Doanh nghiệp

ERP phải xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực cho các bộ phận để tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng.

ERP phải đảm bảo tạo ra được quy trình hiệu quả nhất khi các bộ phận khai thác

ERP bằng mọi cách phải update được thông tin cũng như tình trạng của Doanh nghiệp kịp thời và hiệu quả.

Muốn tạo ra sự khác biệt, tạo ra sự thay đổi thì các doanh nghiệp phải có sự hợp tác cùng đồng lòng để vượt qua được thời kỳ “chuẩn hóa dữ liệu”. Đây là giai đoạn quyết định quá trình thành công hoặc thất bại của tổng hệ thống ERP. Và đây cũng là quá trình chiếm nhiều thời gian và chi phí nhất của hệ thống ERP

c) P: Planning (Hoạch định)

Trong kinh doanh, khái niệm planning rất quen thuộc vì nó được sử dụng mỗi ngày. Nên điều quan trọng nhất chính là trong hệ thống ERP Planning sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp như thế nào.

Trong ERP, Planning chính là tính toàn các khả năng tính toán những phát sinh sẽ xảy ra trong quá trình điều hành các hoạt động kinh doanh của một công ty. ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp bằng kế hoạch được vạch trước để phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.

3. Một hệ thống ERP cần phải có những gì?

Được thiết kế từng phần: ERP phải được thiết kế theo từng module rieeng. Mỗi một module đó sẽ chịu trách nhiệm một nghiệp vụ.

Có tính liên kết: Việc tích hợp các module rất hữu ích vì nó cho phép mang lại nhiều thông tin giữa các phòng ban với nhau, điều này hữu ích trong quá trình xử lý data lại nhiều vị trí.

Có khả năng quản trị: Hệ thống ERP cho phép người dùng phân tích quản trị dựa trên cost center (trung tâm chi phí)/ dimension (chiều phân tích). Từ những phân tích đó để đánh giá hiệu năng kinh doanh.

Tính mở: Đặc tính này được đánh giá thông qua tham số trong quy trình nghiệp vụ. Tính mở còn phụ thuộc vào tình hình thực tế về thiết lập các thông số thích ứng. Qua những thông số này, người quản lý thiết lập quy trình mới trong doanh nghiệp.

4. Cần bao lâu để triển khai ERP?

Để triển khai ERP, bạn còn phải thay đổi từ các hoạt động của công ty, thay đổi cả phương pháp đang vận hành. Tất cả những điều này có ảnh hưởng rất lớn đến công ty nên thời gian triển khai ERP sẽ mất khá nhiều thời gian. Nếu là trước kia có thể tính bằng năm, nhưng hiện nay có sự hỗ trợ của internet nên đã giảm tối đa thời gian xuống chỉ được tính bằng tuần.

Đối với những công ty đang hoạt động ổn định, và có năng suất tốt hơn tất cả những đối thủ khác thì tất nhiên không việc gì họ phải quan tâm đến giải pháp ERP.

Tin liên quan:

HR là gì? Tầm quan trọng của HR trong doanh nghiệp

MMO là gì? Những điều cần biết về MMO

GDP là gì? Tổng hợp kiến thức cơ bản GDP

ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên đây không được xem là giải pháp cách mạng hóa kinh doanh, ERP chỉ tập trung vào phát triển, cải thiện cách thức làm việc trong nội bộ với khách hàng, hay từ nhà cung cấp đến với các đối tác. ERP để có hiệu quả buộc người sử dụng phải có sự kiên trì. Thường các doanh nghiệp mất khoảng 8 – 12 tháng để thấy được hiệu quả thực sự của ERP.

ERP là gì? Giải mã mọi bí mật về ERP
Rate this post

Trả lời